Le fasi della procedura di mediazione

La mediazione presuppone l'esistenza di una struttura che gestisca il servizio di mediazione sulla base di un regolamento e di un tariffario preventivamente adottato, quindi curando l’organizzazione amministrativa delle procedure. La pratica della mediazione richiede uno spazio fisico appropriato e un elenco di mediatori formati e competenti, in grado di agire in conformità ai principi deontologici adottati dall’istituzione. È indispensabile formare adeguatamente anche gli operatori dell’organismo che dovranno ricevere le istanze di mediazione e fornire informazioni e consulenza sulle caratteristiche della procedura. 

Le funzioni principali della segreteria dell’organismo di mediazione sono: 

- curare il ricevimento delle richieste delle parti tramite l’apposita modulistica; 

- rispondere alle richieste di informazione avanzate dalle parti; 

- consegnare preventivamente copia del regolamento, dei tariffari e dei principi di comportamento; 

- rilasciare ricevuta dell’avvenuto deposito della domanda di avvio del tentativo di mediazione; 

- esigere i diritti previsti per il servizio; 

- fissare una data per l’incontro di mediazione e comunicarla all’altra parte; 

- inviare tempestivamente tutte le comunicazione necessarie alle parti ed al mediatore nominato; 

- disporre di idonei locali, all’interno della struttura, da mettere a disposizione delle parti e del mediatore per gli incontri; 

- offrire collaborazione per il corretto adempimento dell’accordo di mediazione.

Una volta che la segreteria dell’organismo abbia spedito la lettera di convocazione all’incontro di mediazione, sarebbe opportuno che la parte invitata desse una conferma della propria partecipazione, comunicandone l’accettazione in forma telefonica. Nel caso in cui tale contatto non avesse luogo, dovrebbe essere cura della segreteria accertare le intenzioni del convocato. L’operatore che contatterà le parti telefonicamente, dovrà analizzare accuratamente per ogni caso quale sia il miglior modo per trasmettere le informazioni, evitando sempre di addentrarsi nel merito della controversia. Inoltre, qualora la parte abbia bisogno di ulteriori precisazioni sulla procedura, dovrà fornire adeguate spiegazioni aggiuntive riguardo le caratteristiche della mediazione (imparzialità, riservatezza, volontarietà, ecc.). 

Le percentuali di accettazione da parte del “convocato” dipendono da diversi elementi: 

- la conoscenza della procedura, 

- la fase del conflitto alla quale siano giunte le parti, 

- la credibilità istituzionale e la terzietà dell’istituzione che amministra la procedura e/o del mediatore nominato, 

- la forte preferenza per il sistema aggiudicativo di risoluzione delle controversie da parte del convocato alla mediazione.

 È essenziale, per l’efficacia e la garanzia dell’istituto, che gli organismi che gestiscono i servizi di mediazione e i mediatori: 

- offrano sufficienti garanzie di imparzialità e indipendenza rispetto alle parti e all’oggetto delle controversie in cui intervengono;

 - offrano a tutte le parti la possibilità di fare valere adeguatamente le proprie ragioni. 

-rispettino il principio di autodeterminazione delle parti.

Le tecniche cui il mediatore deve far riferimento possono essere raggruppate in tre categorie: 

1) Tecniche Procedurali: 

riguardano aspetti quali la determinazione dell’agenda per il trattamento dei temi (l’identificazione della priorità degli interessi e la strategia di quali abbordare in primo termine, e quali in forma successiva), la decisione del metodo più adeguato alla mediazione in ogni caso (se partire con una sessione congiunta iniziale o con sessioni individuali con ogni parte, ecc.), la gestione dei tempi delle sessioni congiunte e individuali, (se predisporre e quando le sessioni private e con quale parte iniziare). Il mediatore dovrà, fin dal primo momento spiegare alle parti che non prenderà nessuna decisione riguardo al modo nel quale si debba risolvere la controversia e che, invece, spetterà a lui stabilire e curare gli aspetti procedurali e le regole (i tempi, la gestione delle interruzioni, la struttura della mediazione). 

2) Tecniche Comunicative: 

attengono alle modalità volte a mantenere aperti i canali di comunicazione, aiutando le parti a chiarire le questioni e permettere che possano ascoltarsi reciprocamente per comprendere i rispettivi interessi, offrendo, allo stesso tempo, uno spazio nel quale ciascuna possa esprimere i propri sentimenti, generare empatia e creare il clima di fiducia necessario per una negoziazione collaborativa. 

3) Tecniche Sostanziali:

 riguardano la delucidazione delle questioni e degli interessi delle parti alla luce di criteri oggettivi, per aiutarle a generare diverse alternative sulla cui base strutturare l’accordo. 

Il mediatore può assumere differenti ruoli e funzioni per aiutare le parti a risolvere le dispute: 

- prepara i canali di comunicazione che promuovono o rendono più efficace la comunicazione; 

- facilita la gestione del conflitto e conduce le negoziazioni tra le parti; 

- esplora i problemi permettendo che le persone in disputa esaminino il conflitto da diversi punti di vista, aiutandole a definire questioni e interessi fondamentali e a cercare opzioni reciprocamente soddisfacenti; 

- agisce come “agente della realtà” quando le parti perseguono mete estreme o poco realistiche, aiutandole ad organizzare una risoluzione ragionevole e percorribile.

L’obiettivo fondamentale del mediatore consiste nel raggiungimento di un accordo? 

Si tratta di una domanda molto importante sia per la progettazione della procedura sia per la valutazione dell’intervento dei mediatori e del programma di mediazione. Il ruolo fondamentale del terzo imparziale consiste nell’aiutare le parti a promuovere una discussione costruttiva sulle diverse componenti della controversia, creando le condizioni ottimali per poter affrontare il conflitto da una prospettiva diversa. Se alla conclusione di quest’opera le parti raggiungono un accordo, il risultato sarà certamente quello ottimale, ma in ogni caso, prima di partecipare alla procedura, sia il mediatore sia le parti devono essere pienamente consapevoli della possibilità di concludere la stessa senza accordo. Molte mediazioni che pur finiscono senza accordo riescono però ad aprire nuove finestre attraverso cui le parti riprendono a dialogare, questo perché l’intervento del terzo imparziale ha favorito una migliore comprensione dei veri aspetti della disputa. Il tentativo di mediazione costituisce un impegno di mezzi e non può garantire risultati specifici, perciò i parametri di valutazione devono concentrarsi sul modo in cui è stata condotta la procedura. Il mediatore deve spiegare alle parti l’obiettivo della mediazione in modo chiaro e fin dall’inizio ossia durante la presentazione che ne darà alle stesse nel momento dell’avvio, perché se omettesse di farlo, le parti potrebbero ritenere che l’unico scopo della mediazione sia il raggiungimento dell’accordo, magari temendo addirittura di poter essere condotte verso un accordo a loro non conveniente. Inoltre, poiché non esistono due mediazioni identiche, il mediatore deve ogni volta saper adattare lo schema e la procedura conciliativa alla peculiarità della controversia e al tipo di conflitto, progettando fin dall’inizio e per l’intero procedere della mediazione l’azione più adeguata per la situazione concreta da gestire.